Als er gebruik wordt gemaakt van een van de standaard Engagement vragenlijsten staan er al meerdere surveys klaar. Deze surveys zijn ingedeeld op de 6 hoofdthema’s en de nulmeting. De eNPS is daarnaast als los thema toegevoegd. De eNPS vraag kan ook worden meegenomen in andere vragenlijsten door deze toe te voegen aan een survey.
- Klik op 'Beheer'
- Klik op 'Engagement' en daarna op 'Surveys'
Hier zie je een overzicht van de standaard surveys, je kunt hier ook je eigen survey aan toevoegen. - Klik op de 3 puntjes achter de survey en klik op 'Bewerken'
Om een nieuwe (eigen) survey te maken klik je op '+ Plan survey in'.
Tab 1: Planning
- Pas de naam van de survey, wanneer gewenst, aan
Let op: dit is ook de naam die de medewerkers te zien krijgen bij het ontvangen van de vragenlijst. In het onderwerp van de mail staat: Wil je de survey Betekenisvol werk invullen? - Selecteer de 'startdatum'
Let op: wanneer een survey al is gestart kun je deze datum niet aanpassen. - Selecteer ook de 'einddatum'. Deze datum geeft aan tot wanneer de medewerkers de survey kunnen invullen. Als er na deze einddatum geprobeerd wordt om de survey te openen zullen zij een foutmelding krijgen.
De geschikte duur van een survey hangt een beetje af van het aantal vragen maar zal tussen de 2 weken en een maand zijn. Heb je niet genoeg reacties gekregen, kun je altijd nog de einddatum aanpassen naar een later moment. - Bepaal hier het 'Type' survey. Er zijn 2 soorten types waar je uit kunt kiezen; standaard en pulse:
Als je kiest voor 'Standaard' dan worden alle vragen in één keer uitgestuurd en kunnen medewerkers deze invullen. Na de einddatum is de survey niet meer in te vullen.
Als je kiest voor 'Pulse' dan worden de vragen niet in één keer verstuurd maar in verschillende pulses (op verschillende momenten). Geef daarnaast aan hoe vaak de pulse verstuurd moet worden. Dit kan door op de drop down te klikken onder 'Pulse frequentie' en een keuze te maken.
Belangrijk: als je kiest voor het type 'Pulse' wordt de survey ook gezien als 1 vragenlijst. Dit betekent dat alle resultaten/ scores en antwoorden bij elkaar worden getoond en kun je niet filteren op moment van uitvragen.
Let op: je kunt alleen een 'Pulse frequentie' kiezen na het invullen van de start- en einddatum.
Wanneer je kiest voor survey type 'Pulse' is de duur van de survey langer. Aan de hand van het aantal toegevoegde vragen kan dit een kwartaal, half jaar of zelfs een jaar zijn. - Wil je de survey herhalen? Vink dan de box aan en kies wanneer deze herhaalt moet worden. Wil je een eigen e-mail tekst meesturen, vink dan de box aan en schrijf de tekst in het tekst veld.
- Klik op de tab 'Thema's en vragen'
Tab 2: Thema's & vragen
- Geef bij 'volgorde' aan hoe de volgorde van de gestelde vragen moet worden.
Je kunt kiezen voor originele volgorde of random.
Let op: als je hier kiest voor random volgorde in combinatie met het type 'Pulse' dan krijgen alle medewerkers andere vragen per 'Pulse'. Op deze manier heb je na de eerste pulse op de inzichtenpagina een overall beeld van de organisatie. - Kies bij 'vragen per pagina' of er 1 vraag per scherm te zien is of 1 thema per scherm.
Als je kiest voor 1 vraag per scherm krijgen de medewerkers voor iedere vraag een nieuw scherm.
Bij 1 thema per scherm krijgen ze alle vragen van één thema op het scherm te zien.
Let op: wanneer je onder het kopje 'Planning' hebt gekozen voor 'Pulse', krijg je de extra optie 'Aantal vragen per pulse'. Op deze manier kun je aangeven hoeveel vragen een medewerker ontvangt bij iedere 'Pulse'. Het aantal vragen dat je hier invult hangt af van de start-en einddatum en de pulse frequentie van de survey.
Bijvoorbeeld: De survey 'Betekenisvol werk' heeft 20 vragen, de startdatum zet je op 6 februari en de einddatum op 5 maart. Voor 'Pulse frequentie' vul je in 'Wekelijks op maandag (DAG)'. Alle medewerkers krijgen dan 4 keer een vragenlijst. Bij 'Aantal vragen per pulse' vul je dan 5 in.
Op deze manier komen alle vragen 1 keer aanbod in de vragenlijst. Wanneer de loop tijd langer is dan het aantal vragen in de survey, worden de vragen herhaalt net zo lang tot de einddatum is geweest. - Klik op 'Voeg thema met vragen toe' als je een extra thema of specifieke vragen wilt toevoegen aan de survey. Door op de vraag of het thema te klikken, voeg je deze toe.
Let op: Als je bij een thema een nieuwe vraag hebt toegevoegd zal je deze ook altijd in de survey moeten toevoegen. Dit gaat niet automatisch.
Is de survey al gestart en de uitnodiging verstuurd, dan heb je niet meer de mogelijkheid vragen aan te passen of andere vragen toe te voegen. Dit wordt niet meer aangepast na de startdatum of het versturen van de uitnodiging. - Klik op de 'herhaal' knop om een vraag in iedere 'Pulse' terug te laten komen
Let op: Je hebt alleen deze optie als je onder de tab 'Planning' hebt gekozen voor type 'pulse'. - Klik op de tab 'Doelgroep'
Tab 3: Doelgroep
- Bepaal hier wie de survey ontvangt. Je kunt hier kiezen voor op teamniveau en op functieniveau. Kies hier het hoogste team als je de survey naar de hele organisatie wilt sturen, alle onderliggende teams worden dan ook geselecteerd en zullen dan ook een bericht ontvangen om de survey in te vullen.
- Klik op 'Opslaan' als je alle gegevens hebt ingevuld.
De uitnodiging voor de survey wordt in de ochtend om 08:00 uur op de startdatum verstuurd.
Heb je de survey op de datum van vandaag ingesteld en is het later dan 08:00 uur, dan wordt de survey de volgende ochtend automatisch verstuurd.
Wil je dat de medewerkers een herinnering ontvangen om de vragenlijst in te vullen, dat kan. Lees hier hoe je dit in een paar stappen kunt doen.