Dit artikel bevat alle informatie over een AFAS integratie in Dialog, wat deze integratie mogelijk maakt, en wat er nodig is om deze integratie op te zetten. We hebben dit beschreven in vier stappen. Onderaan dit artikel vind je een downloadbaar zip-bestand met daarin de Connectors die nodig zijn voor de integratie.
De AFAS integratie in Dialog maakt gebruik van handmatig aangemaakte GetConnectors en de KnSubject UpdateConnector. Deze connectoren moeten worden samengevoegd in een App connector. Voor het opzetten van de integratie moeten er aan beide kanten een aantal stappen worden gezet.
Stap 1: Connectoren aanmaken
Dialog maakt het mogelijk om AFAS gebruikers, organisatorische eenheden (teams) en functieprofielen op te halen zodat deze snel en eenvoudig kunnen worden ingeladen of gekoppeld. Hiervoor heeft Dialog een aantal standaard connectoren die kunnen worden ingeladen in een app connector in AFAS. Deze zijn te downloaden onderaan dit artikel. Omdat deze connectoren generiek zijn, is het mogelijk dat deze te veel of te weinig informatie terugsturen. Voeg waar nodig nog extra filters toe zodat alleen de benodigde gegevens worden opgestuurd.
1.1: Connectoren importeren in AFAS
Volg de volgende stappen in AFAS om de aangeleverde connectoren in te laden. (bron: https://help.afas.nl/help/NL/SE/App_Cnnctr_ImpExp.htm)
- Open de omgeving waarin je de geëxporteerde GetConnector(en) wilt importeren.
- Ga naar: Algemeen / Uitvoer / Beheer / GetConnector.
- Klik op de actie: Importeren.
- Klik op:
- Bestand (voor het importeren van één GetConnector)
- Map (voor het importeren van meerdere GetConnectoren)
- Selecteer het '.gcn-bestand' van de te importeren GetConnector.
- Klik op: Voltooien.
- Doorloop de wizard.
Stap 2: App connector aanmaken
Nadat de bovenstaande connectoren zijn aangemaakt, moet deze worden toegevoegd aan een app connector. Deze app connector kun je op de volgende manier aanmaken.
1. Maak een systeemgebruiker aan die voldoende rechten heeft om alle gegevens van de GetConnectoren op te halen. Voor meer informatie, zie deze AFAS handleiding.
2. Kies bij het aanmaken van de app connector voor Type: 0 (onderhoud door klant) en kies als Gebruikersgroep dezelfde groep waar de systeemgebruiker in zit. (Maak bijvoorbeeld een gebruikersgroep genaamd Extern of Integration).
3. Genereer een gebruikers token voor de app connector (voor de systeemgebruiker). Voor meer informatie zie deze AFAS handleiding.
4. Voeg op het tabblad GetConnectoren de reeds geïmporteerde GetConnectoren toe.
5. (Optioneel) Voeg op het tabblad UpdateConnectoren de KnSubject/AppConnectorSubject connector toe indien het terugsturen van Dialog beoordelingen in PDF formaat gewenst is.
(Optioneel) Stap 3: Terugsturen van beoordelingen (pdf)
Dialog stuurt indien gewenst afgeronde beoordelingen terug naar AFAS in pdf-formaat. Dit gebeurt op het moment dat een beoordeling in Dialog als afgerond wordt gemarkeerd.
3.1: Aanmaken en configureren van dossieritem
Om het uploaden van beoordelingen te configureren zijn een aantal stappen nodig.
1. Maak een nieuwe type dossieritem aan met de volgende gegevens:
- Naam: “Dialog Evaluatie”
- Afdrukrapport: “Dossieritem - rapport voor afdrukken (Profit)”
- Aanvinken: “Bestand koppelen”, “Toelichting”, “Bijlage dossieritem automatisch openen”, “Dossieritem als vertrouwelijk markeren”
- Bestemming: “Medewerker” als verplicht markeren
2. Autoriseer het dossieritem. Zie hiervoor deze AFAS handleiding.
Stap 4: AFAS integratie testen
4.1: API Credentials verzamelen
De AFAS beheerder verzamelt de gegevens waarmee Dialog de app connector kan aanroepen. De AFAS beheerder stuurt uiteindelijk de volgende informatie terug naar integrations@dialog.nl. De twee optionele rijen zijn alleen noodzakelijk wanneer het terugsturen van beoordelingen gewenst is.
| Gebruikers token (zie Stap 2) | Vul hier de inhoud van de gebruikers token in |
| Omgeving ID | Vul hier het ID in van de AFAS omgeving. Deze is terug te vinden in de url (https://xxxxx.rest.afas.online/profitservices/) |
| (optioneel) Dossier typenummer (zie Stap 3) |
Vul hier het dossier typenummer in |
| (optioneel) Kenmerk 1 ID (zie Stap 3) |
Vul hier het Kenmerk 1 ID in |
4.2: Testen en Activeren
Dialog activeert de koppeling met de aangeleverde API credentials en test of de koppeling werkt. Bij problemen wordt er direct contact opgenomen met de AFAS beheerder die de gegevens heeft gestuurd.