Als beheerder van jouw organisatie kun je op de volgende manier een offboarding onderzoek versturen via Dialog. Je hebt hierbij nu de keuze tussen een eenmalig/periodiek onderzoek op een vaste datum, of een doorlopend onderzoek op basis van de uitdienstdatum van medewerkers (bijv. voor onboarding/offboarding).
Stappenplan
- Klik op 'Beheer' in het hoofdmenu
- Klik op 'Onderzoeken'
- Klik op '+ Plan onderzoek in'
Het plannen van het onderzoek doe je in 4 stappen: Planning, Thema's & vragen, Doelgroep en Berichten
1. Planning
In de eerste stap bepaal je de timing en de naam van het onderzoek.
Basisgegevens
Naam: Vul hier de naam van het onderzoek in. Dit is de naam die medewerkers zien wanneer ze de uitnodiging ontvangen.
Wanneer wordt de vragenlijst gestuurd?
Je moet nu kiezen wanneer medewerkers de vragenlijst moeten ontvangen. Je hebt twee opties:
- Vaste datum: Kies deze optie als alle medewerkers de vragenlijst op hetzelfde moment moeten ontvangen.
- Dynamische datum: Kies deze optie als medewerkers de vragenlijst moeten ontvangen op basis van hun individuele indienstdatum (bijvoorbeeld 14 dagen nadat ze in dienst zijn gekomen).
Optie 1: Vaste datum
Als je kiest voor een vaste datum, werkt de planning zoals je gewend bent:
- Startdatum: Op deze datum wordt de aankondigingsmail rond 08:00 uur verstuurd.
Let op: Stel je de datum in op vandaag en is het al na 08:00 uur? Dan wordt de mail de volgende ochtend verstuurd. - Einddatum: Op deze datum sluit het onderzoek. De dag vóór de einddatum is de laatste dag dat er ingevuld kan worden.
Optie 2: Dynamische datum
Deze optie is ideaal voor 'Offboarding' trajecten. Je stelt hier in op welk moment na uitdiensttreding een medewerker de survey moet krijgen.
- Moment van verzending: Voor einddatum
- Stel de gewenste periode in met de drie dropdowns:
- Aantal: (1 t/m 31)
- Eenheid: (Dag(en), Maand(en), Jaar(en))
- Referentie: Na datum in dienst.
- Voorbeeld: "14 Dagen voor de einddatum".
- Startdatum (Vanaf dit moment is de survey actief): De datum waarop deze dynamische flow moet starten.
- Einddatum (Tot deze datum is de survey actief): De datum waarop deze flow stopt.
Let op: Wil je dat de flow niet stopt, dan vul je hier geen datum in.
Logica voor medewerkers: De survey wordt alleen verstuurd naar medewerkers waarvan de berekende verzenddatum (uitdienstdatum+ ingestelde periode) valt tussen de Startdatum van de survey en vandaag.
2. Thema's & vragen
Op dit tabblad voeg je de inhoud toe:
- Selecteer vragen uit de vragenset.
- Weergave: Kies tussen '1 vraag per pagina' (aanbevolen voor <40 vragen) of '1 thema per pagina' (voor grotere onderzoeken).
- Kies voor een vaste of willekeurige volgorde.
3. Doelgroep
Bepaal wie het onderzoek ontvangt:
Je kunt selecteren op:
- Hele organisatie
Let op: kies je voor deze optie, dan worden alle teams die je in de teamstructuur hebt staan geselecteerd voor het onderzoek. Voor een offboarding onderzoek raden wij deze optie aan, alle medewerkers die voldoen aan de voorwaarden krijgen zo een uitnodiging voor het onderzoek. - Specifieke teams, functies of medewerkers.
Hier kun je een keuze maken tussen specifieke teams, functies of medewerkers.
Let op: Om de anonimiteit te waarborgen, raden we aan om het hoogste managementteam niet als apart team te selecteren als zij ook in de onderliggende teams zitten. Dit voorkomt dat resultaten van grotere teams geblokkeerd worden door te kleine sub teams.
4. Berichten
In de laatste stap kun je een eigen (aangepaste) e-mail tekst toevoegen voor de uitnodigingsmail van het onderzoek. Wil je hier gebruik van maken, vink dat het vierkantje voor 'Gebruik een aangepaste e-mail tekst' aan.
Aangepaste e-mail tekst: Je kunt hier zelf het onderwerp en de inhoud schrijven voor de uitnodiging van het onderzoek.
Tip: Heb je anderstalige medewerkers? Vergeet niet een vertaling toe te voegen door op het vlaggetje te klikken.
Herinnering: Wil je dat er automatisch na een bepaalde tijd een herinnering uit gaat, dan kun je dat direct instellen. Dit bericht zal dan automatisch worden verstuurd na bijvoorbeeld '2 weken na uitnodigingsmail'.
Je kunt keuze maken voor wanneer:
- Aantal: (1 t/m 31)
- Eenheid: (Dagen, Weken, Maanden)
Opslaan
Wanneer je alle stappen hebt doorlopen, klik je op Opslaan. Het onderzoek staat nu klaar in het overzicht. Tot de startdatum kun je altijd nog wijzigingen aanbrengen.
Let op: één dag voor de startdatum worden alle teams en gebruikers gesynchroniseerd. Daarna wordt ook iedere nacht een synchronisatie gedaan om te controleren of er nog nieuwe medewerkers tussen staan die aan de voorwaarden voldoen en een mail mogen ontvangen.