Als beheerder van jouw organisatie kun je op de volgende manier een medewerkersonderzoek versturen via Dialog.
1. Klik op 'Beheer'
2. Klik op 'Onderzoeken'
3. Klik op '+ Plan onderzoek in'
Het plannen van het onderzoek doe je in 4 stappen: Planning, Thema's & vragen, Doelgroep en Berichten.
Planning
De planning van het onderzoek bepaal je als volgt:
- Naam: vul hier de naam van het onderzoek in. Dit is ook de naam die medewerkers zien wanneer ze het onderzoek invullen.
- Startdatum: op de startdatum wordt de aankondigingsmail naar de medewerkers verstuurd. Deze wordt altijd rond 08:00 verstuurd.
- Let op: Heb je de survey op de datum van vandaag ingesteld en is het later dan 08:00 uur, dan wordt de aankondigingsmail pas de volgende ochtend verstuurd.
- Einddatum: Op de einddatum sluit het onderzoek en kan deze niet meer worden ingevuld.
- Let op: dit betekent dus dat als de einddatum op 31 januari staat, 30 januari de laatste dag is dat het onderzoek kan worden ingevuld.
- Type: er zijn twee type onderzoeken die je kunt sturen. En onderzoek met een vaste datum en een onderzoek met een Dynamische datum.
- Vaste datum: alle vragen die je hebt geselecteerd bij 'Thema's & vragen' worden in een keer gesteld in het onderzoek. Dit is de meest voorkomende manier van onderzoeken sturen.
- Dynamische datum: via deze weg kan je on- en offboarding onderzoeken uitzetten. Mocht je hier meer van willen weten kan je doorklikken naar deze artikelen:
- Hoe maak ik een onboarding onderzoek aan?
- Hoe maak ik een offboarding onderzoek aan? - Herhalen het onderzoek: als je dit selecteert, dan wordt het onderzoek periodiek automatisch herhaalt. In de meeste gevallen kun je dit uit laten. Voor nulmetingen kan dit handig zijn, dan kan je het onderzoek automatisch elk jaar laten terugkomen.
Klik op 'Volgende' om naar 'Thema's & vragen' te gaan.
Thema's & vragen
Op dit tabblad voeg je de vragen toe die je wilt stellen in het onderzoek. Je kunt hier vragen kiezen die in je vragenset staan. Wil je deze vragenset uitbreiden? Lees dan hier hoe je de vragenset beheert.
De vragen staan per thema gerangschikt. Selecteren kan eenvoudig door een vraag aan te vinken.
Rechts van de vraag die je hebt geselecteerd kan je ook een vraag verplicht stellen. Wanneer dit is ingesteld kan de medewerker de vraag niet overslaan zonder te antwoorden.
Verder kun je aangeven of de vragen in de aangegeven volgorde wilt stellen, of in willekeurige volgorde. En of een medewerker bij het invullen 1 vraag per pagina te zien krijgt, of een heel thema per pagina (met alle vragen uit het thema). Bij kleinere onderzoeken (< 40 vragen) raden we aan om 1 vraag per pagina te gebruiken. Bij grotere onderzoeken (>40 vragen) raden we aan om 1 thema per pagina te gebruiken. In dit artikel lees je hoe dit er voor een medewerker uitziet. Wanneer je kiest voor aangepaste volgorde, kan je de vragen slepen in de gewenste volgorde.
Klik op 'Volgende' om naar 'Doelgroep' te gaan.
Doelgroep
Op deze pagina heb je 2 tabjes: Doelgroep en Ontvangen. Eerst stel je in naar wie het onderzoek verstuurd moet worden. Je kunt deze versturen naar specifieke teams, functies of medewerkers. De meest gebruikte manier is om onderzoeken te versturen naar specifieke teams. Wanneer je deze optie aanklikt, zie je de organisatiestructuur.
- Wanneer je het bovenste team aanklikt, wordt het onderzoek naar de hele organisatie gestuurd.
- Je kunt specifieke teams (bijvoorbeeld een Directie) uitsluiten van het onderzoek door erop te klikken. In dat geval Je kunt hier dus ook specifieke teams uitsluiten van het onderzoek door op dat team te klikken.
- Je ziet bovenin altijd hoeveel teams je hebt geselecteerd
- Wanneer er een 'hiërarchie-icoon' staat, betekent dit dat er onderliggende teams zijn geselecteerd
Tips bij het selecteren van de doelgroep:
- Overweeg om een directie/management niet te selecteren - Om de anonimiteit van medewerkers te borgen, zijn er verschillende anonimiteitsregels. Regel 2 is dat kleine teams soms de resultaten kunnen blokkeren van grotere teams. Zo kan een Directie-team de resultaten verbergen van een onderliggend team die wel groot genoeg is. Ons advies is om deze teams niet mee te nemen, om zo veel mogelijk resultaten te kunnen zien.
- Controleer de medewerkers en teams - Controleer voordat je het onderzoek plant of de teamstructuur en de collega's per team klopt. Nadat het onderzoek is gestart worden wijzigingen hierin niet meer meegenomen.
Ontvangen
Wanneer het onderzoek is verstuurd naar de medewerkers, kan je achterhalen wanneer de mailtjes zijn verstuurd. Mocht er een herinnering verstuurd zijn dan komt de datum van de herinnering hier te staan. Zo kan je controleren wie het onderzoek heeft ontvangen.
Klik op 'Volgende' om naar 'Berichten' te gaan.
Berichten
- Gebruik een aangepaste e-mail tekst: Als je dit selecteert, kun je zelf het onderwerp en de tekst schrijven die gebruikt wordt in de aankondigingsmail van het onderzoek.
- Let op: als je anderstalige medewerkers hebt, schrijf de tekst in ieder geval ook in het Engels. Dit doe je door het vlaggetje naar het Engels te zetten.
- Dit is ook de tekst die gebruikt wordt bij de herinneringsmails die je verstuurt.
Herinnering versturen
Op deze pagina kan je ook vooraf een herinnering instellen. Vaak wordt er een herinnering ingesteld een week na de livegang van het onderzoek. Je kan hier zelf instellen wanneer de herinnering wordt verstuurd. Dialog gebruikt dezelfde tekst die er op de pagina is ingesteld.
Wanneer je alle stappen hebt doorlopen klik je op 'Opslaan'. Vervolgens kom je weer op het overzicht uit waar het onderzoek klaarstaat. Je hebt tot de startdatum nog de mogelijkheid om aanpassingen te doen.